Procedure KYC: cosa sono, quando farle e perché sono richieste

Il KYC – acronimo di Know Your Customer – consiste nell’insieme di procedure da attuare per, letteralmente, “conoscere il proprio cliente”. Alcuni istituti e professionisti devono necessariamente prevederle in fase di acquisizione di un nuovo cliente per obbligo di legge. Infatti, grazie a queste procedure è possibile raccogliere dati e informazioni relative ai propri utenti e clienti, per verificarne l’identità e valutare il profilo di rischio e le misure necessarie alla vigilanza. In Italia, si parla anche di questionario per l’adeguata verifica della clientela.

Per rendere il concetto più semplice, possiamo elencare alcune delle azioni che caratterizzano questo processo:

1. La verifica dell’identità del cliente. L'identificazione e la verifica dell'identità devono avvenire mediante l’utilizzo di un documento identificativo in corso di validità prima dell’instaurazione del rapporto. Contestualmente si procede all’identificazione del cliente che, in un onboarding digitale, può avvenire per esempio tramite video selfie;
2. La raccolta di informazioni relative alla natura e allo scopo dell’apertura del rapporto;
3. La verifica e il controllo continuo del rapporto e del profilo del cliente.

Laddove durante l’acquisizione di informazioni e dati relativi al cliente si presentassero delle incongruenze, dubbi o incertezze, sarà necessario approfondire, svolgendo ulteriori azioni ed effettuando ulteriori verifiche più dettagliate.

Chi deve attuare il KYC e perché

I soggetti che, per legge, devono attivare queste procedure sono:

• intermediari e operatori bancari e finanziari,
• professionisti di diverso tipo (commercialisti, consulenti del lavoro),
• notai e avvocati,
• revisori legali e società di revisione,
• agenzie e agenti immobiliari,
• mediatori civili,
• prestatori di servizi di gioco,
• prestatori di servizi di valuta virtuale.

Per quale motivo alcune categorie di aziende e professionisti sono tenute ad applicare il KYC? La motivazione risiede nella normativa antiriciclaggio, che richiede a tali soggetti di acquisire e verificare i dati e le informazioni relative ai propri clienti. Le informazioni raccolte devono essere adeguate rispetto al profilo di rischio del cliente stesso, profilo che – come abbiamo visto in precedente articolo – viene definito mediante il “questionario antiriciclaggio”.

I dati vanno acquisiti durante il processo di registrazione del cliente, che al giorno d’oggi si configura sempre più spesso come un onboarding digitale. Inoltre, come già accennato, non è sufficiente raccogliere queste informazioni solamente all’inizio del rapporto, ma il controllo deve essere continuativo e costante per garantire l’assolvimento degli obblighi di lotta al riciclaggio di denaro e al finanziamento del terrorismo.

Oltre che per le direttive in materia AML – Anti Money Laundering – le procedure KYC rivestono un ruolo fondamentale anche per:

• garantire l’identità dei clienti, tutelando l’istituto o il professionista;
• prevenire eventuali furti di identità;
• tutelare gli utenti da possibili frodi da parte di soggetti non adeguatamente identificati.

Con le procedure Know Your Customer si mira a garantire la sicurezza di tutta la propria base clienti, oltre che la propria in qualità di intermediari o operatori bancari o finanziari. Tutte le informazioni e i dati raccolti sono conservati in modo adeguato e secondo il Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR). Tutti i dati sono protetti e le informazioni riservate, per garantire la sicurezza di tutti i clienti.

Come implementare il KYC

Risulta innanzitutto fondamentale capire quali informazioni e quali dati è necessario raccogliere. Bisogna quindi studiare a dovere la normativa vigente o affidarsi a società di consulenza ed esperti che possano fornire le indicazioni necessarie all’implementazione di un KYC adeguato.

In secondo luogo, si deve definire che tipologia di onboarding adottare: fisico oppure digitale. È importante sottolineare che, nel mercato odierno, offrire un digital customer onboarding equivale a un vantaggio competitivo non indifferente. La tecnologia e l’intelligenza artificiale permettono di garantire massima sicurezza ed essere compliant e, al contempo, di snellire il processo di acquisizione del cliente e di fornire una customer experience smart e semplice.

A questo punto, i soggetti obbligati per legge a implementare le procedure KYC possono quindi decidere di:

• sviluppare un’infrastruttura tecnologica interna tale da provvedere in autonomia;
• rivolgersi a enti terzi – già in possesso di tali infrastrutture – che possano fornire loro tale servizio.

Esternalizzare le procedure KYC

Implementare delle procedure così complesse può risultare molto oneroso a livello economico per le aziende e per gli istituti bancari e finanziari. Si tratta di sviluppare infrastrutture tecnologiche complesse e che sfruttano l’intelligenza artificiale. Per questo motivo molte realtà scelgono di esternalizzare questo servizio, affidando questa fase a partner che hanno già consolidato tali processi e che possono garantirne la sicurezza e la conformità nel rispetto della normativa.

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